Поиск по этому блогу

пятница, 1 ноября 2013 г.

Реестры учета электронных сетевых удаленных документов


Учет сетевых удаленных документов (ресурсов) представляет сегодня особую актуальность, поскольку мы не имеем пока достаточного опыта в организации данного процесса. РГБ приступила к разработке  примерных форм реестров индивидуального и суммарного учета этого вида документов и представила их на сайте  в целях обсуждения с коллегами. Формы составлены в соответствии  с обязательными реквизитами, указанными в «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», и отражают разные модели комплектования: с конкретным сроком окончания доступа к ресурсу, с пролонгацией срока доступа, с бессрочным доступом, с доступом до исчерпания лимита выгрузок, с доступом к пополняемым ресурсам. Отражен также вариант с дублированием документов в ресурсах, представленных на одной платформе.  Уважаемые коллеги, просим вас высказать свое отношение к предлагаемым формам учета и поделиться своим опытом. Надеемся, что такой обмен информацией будет нам всем интересен и полезен.
        В представленном в настоящее время варианте форм реестров внесены правки в соответствии с поступившими замечаниями, которые вы можете увидеть в комментариях. 

30 комментариев:

  1. Добрый день!
    При новом учете все документы ставятся на индивидуальный (инвентарный) учет, значит должны быть инв. номера. А где в предлагаемых формах эти самые индивидуальные номера на каждое издание. Это, пожалуй, самый больной вопрос, его уже задавали, когда шло обсуждение нового Порядка учета. Мы же ставим на учет как пакет, так и количество экземпляров, так вот по новому Порядку каждый экземпляр должен иметь индивидуальный инв номер.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ8 ноября 2013 г., 10:38

      Добрый день! Мы все прекрасно понимаем, что сетевые удаленные документы "не вписываются" в традиционное понимание библиотечного фонда, но мы их пытаемся учитывать, поскольку они дополняют библиотечный фонд как ресурсную базу. Мы приобретаем ресурсы не только во владение, но и в доступ. Поэтому в Порядке учета есть пункт 4.4.6. "Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационных номеров"

      Удалить
    2. Несколько слов о том, почему мы не рекомендуем пока индивидуальный учет для каждого издания в составе пакетов сетевых удаленных ресурсов. Как вы знаете, состав изданий в них изменчив и библиотека далеко не всегда может его отследить с точностью до издания. Кроме того, возникает проблема наличия одинаковых изданий в пакетах на разных платформах: считать ли их дублями (мы ведь ведем учет по названиям, которые условно приравнены к экземплярам) или разными изданиями? Это непростая проблема, поскольку для решения ее нужно разработать специальные критерии сравнения. Сейчас многие библиотеки только начинают вести списки изданий, к которым они имеют доступ. Думается, когда такая практика станет повсеместной и мы наработаем опыт ведения таких списков и составления сводных списков изданий, мы сможем перейти к учету на уровне индивидуальных изданий.

      Удалить
  2. Добрый день, Нина Ивановна!
    Национальная библиотека Карелии приступила к учету сетевых удаленных ресурсов в начале 2013 г. Наши формы реестров очень близки к предлагаемым Вами, так как разработаны на основе публиковавшихся ранее форм (в проекте Порядка учета, в книге Елисиной Е. Ю.) и, кроме того, с учетом запросов администрации и учредителя библиотеки. Так, в реестре индивидуального учета СУР мы ввели графы для учета основных видов документов, включенных в базы данных (лицензионные).
    В реестрах индивидуального и суммарного учета СУР мы учитывает также ресурсы, сгенерированные другими организациями, полученные во временное или постоянное пользование на условиях договора, но размещенные на технических средствах библиотеки, а не на удаленных серверах (поэтому реестр назвали Реестр электронных баз данных). Нет уверенности, что это правильно, но не делать же на них отдельные реестры? По графе 5 реестра индивидуального учета будет видно, где размещен ресурс. В связи с этим возникает еще один вопрос: отражать ли такие ресурсы в новой форме 6-НК в графе 7 (строки 06-08)?
    Графа 8 предложенного Реестра индивидуального учета у нас разбита на 2 графы: «Дата установки или получения доступа к БД» и «Дата окончания права доступа (или дата окончания формирования)».
    Теперь о заполнении форм.
    1. В предложенной форме Реестра индивидуального учета в гр. 8 (№ п/п 1) проставлена не дата выбытия (выбытие оформлено в январе 2012 г.), а дата окончания действия соглашения (31.12.2011). По-моему, должно быть соответствие названия графы и ее содержания.
    2. Правильно ли я поняла по записям в заполненных формах: при продлении права доступа к удаленным документам (или подписании нового договора на новый срок) предлагается указывать выбытие документов по завершенному договору и поступление по новому договору с изменениями в составе ресурса? Если так, то зачем в части 3 РСУ графа 8? Ведь в количество 639 в графе 5 части 3 РСУ и гр. 7 части 1 РСУ уже попали, например, 40 назв. обновления в пакете Oxford Journals Online по состоянию на 31.12.2011 (Реестр инд. учета); а обновление в количестве 35 назв. попадет в поступление 2013 года (правда, при условии, что к ресурсам будет продлен доступ).
    Вариант не показывать выбытие продленных доступов, а только поступление в размере обновления не рассматривается?
    Мельничук анна Викторовна, зав. отделом формирования фондов Национальной библиотеки Карелии


    ОтветитьУдалить
  3. Добрый день, Анна Викторовна,
    спасибо за вопросы, надеюсь, они помогут (наряду с ответами) в прояснении вопросов учета сетевых ресурсов.
    Отвечаю на вопросы о заполнении форм.
    1. В приведенном примере проставлена дата, по которой ресурс выбыл согласно договору. Запись о выбытии сделана позже из-за выходных. Я согласна, что можно использовать и дату записи о выбытии.
    2. Вы поняли правильно. Но в составе сетевых ресурсов изменения могут происходить и в период пользования по текущему договору, то есть прирост фонда происходит не только за счет оформления новых ресурсов, но и за счет увеличения состава уже оформленных. Иногда оно измеряется сотнями и тысячами названий, например, в коллекциях электронных книг компаний-агрегаторов. Для отражения этих изменений используются графы 7 в реестре индивидуального учета и 8 – в реестре суммарного учета.
    Вариант "не показывать изменения" рассматривался, но некоторые библиотеки высказались против. Новый договор фиксирует общее количество изданий, имеющихся в пакете на момент оформления договора, поэтому в целях соответствия договору удобнее отразить в формах учета именно это количество .

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ11 ноября 2013 г., 17:06

      Добрый день, Анна Викторовна! Хочу добавить, что мы руководствовались следующей логикой: в части реестра "выбытие" мы повторяем данные из части "поступление", т.е. фиксируем выбытие пакета в целом. Изменения внутри состава пакета мы отражаем только в индивидуальном учете и добавляем к основным цифрам в итоговой таблице суммарного учета. Мы уже поняли, что графа примечаний в части "выбытие" не должна содержать указанной информации - она дезинформирует. А Вы не пробовали сделать единый учетный файл на эти ресурсы?

      Что касается ресурсов, "сгенерированных другими организациями, полученных во временное или постоянное пользование на условиях договора, но размещенных на технических средствах библиотеки", - по рекомендациям международного стандарта они относятся к категории инсталлированных и учитываются вместе с локальными сетевыми документами. Но когда мы предложили такой вариант в форме 6-НК, мы получили серьезные возражения. И в результате сочли, что их так мало, что можно вообще не показывать в гос. статистике. Таким образом, пока учет этих ресурсов факультативен, на усмотрение самих организаций. Возможно, произойдут изменения при доработке формы 6-НК. Как к этому отнесутся другие библиотеки...

      Удалить
    2. Добрый день, Наталья Николаевна!
      Решила все-таки еще раз вернуться к предложенному варианту заполнения форм индивидуального и суммарного учета СУР. По-прежнему вызывает сомнения учет изменений состава СУР.
      Вопрос: из каких данных сложилась цифра (+35) в гр. 8 части 3 РСУ? Судя по РИУ, это (+20) к пакету «Oxford…», (+10) «Издания по общественным…», (+5) «Emerald…». Но если предположить, что на БД «Oxford…» и «Издания по общественным…» в 2013 будут новые договоры, то обновление в количестве 20 и 10 назв. попадет в запись о поступлении этих пакетов (будет 240 и 109 назв. соответственно), как это было в нач. 2012 года (220 и 99 назв. соответственно, с учетом изменений в 2011 г.). То есть, изменения в этих двух базах мы учтем дважды: по записи в гр. 8 части 3 РСУ в 2012 г. и по записи о поступлении в ч. 1 и 3 РСУ в 2013 г.?
      Получается, что в гр. 8 части 3 РСУ правильнее было бы записать только изменения в БД «Emerald…» - (+5), так как срок действия соглашения по ней до 05.05.2013? И правильно это только в том случае, если нового договора на эту БД не будет; а если будет, то это изменение попадет в количество док. по новому договору. А что если гр. 8 РСУ использовать только для бессрочных и для не предполагаемых к продлению доступов? А для БД, доступ к которым будет продлен, изменения будут отражены в записи о поступлении на основании нового договора?
      С уважением, Анна Викторовна Мельничук, зав. отделом формирования библиотечных фондов Национальной библиотеки Карелии.

      Удалить
  4. Добрый день!
    Коллеги, в реестре суммарного учета электронных сетевых удаленных ресурсов (лицензионных) указываются приобретенные базы данных.
    Вопросы:
    1) Тестовые доступы не учитываются?
    2) А если библиотека сама формирует полнотекстовую электронную базу данных, каким образом ее учитывать?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ11 ноября 2013 г., 17:14

      Добрый день!
      1)Тестовые доступы не учитываются.
      2) Полнотекстовая электронная БД, формируемая библиотекой, учитывается в соответствии с "Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда" как электронные сетевые локальные документы.

      Удалить
    2. Спасибо за консультацию!

      Удалить
  5. Уважаемая Нина Ивановна! Прокомментируйте, пожалуйста, пункт "Порядка учета..." 7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе." Что означают "контрольные суммы,позволяющие выявить изменения в документе"? Это общее количество документов в какой-то базе или что-то другое?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ28 ноября 2013 г., 17:02

      Извините, пожалуйста, пропустила здесь Ваш вопрос, но ответ Вам дала Т.В.Майстрович в другом посте. Надеюсь, Вы с ним ознакомились.

      Удалить
    2. Добрый день! Можно все-таки как-то поместить здесь этот ответ, о котором Вы говорите, хотя бы ссылкой. Потому что вопрос интересный, а ответ я найти не могу

      Удалить
    3. Добрый день, все комментарии мы скопировали в пост "электронная библиотека"

      Удалить
  6. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ28 ноября 2013 г., 17:47

    Добрый день, коллеги! По замечаниям Анны Викторовны Мельничук мы поняли, что графа "Примечания" в таблицах Реестра суммарного учета электронных сетевых удаленных ресурсов не облегчает, а наоборот, затрудняет восприятие информации. Поэтому мы внесли некоторые изменения в таблицы по поступлению и выбытию ресурсов: добавления выделены зеленым шрифтом, предлагаемые удаления залиты зеленой краской. То есть мы ищем варианты, как лучше отразить изменения в составе ресурсов в процессе их функционирования в библиотеке.

    ОтветитьУдалить
  7. Нина Ивановна, добрый день. Скажите, пожалуйста, нужно ли ставить на учет СПС Консультант и Гарант, в этих системах есть полнотекстовые документы (например, кодексы), есть периодические издания.
    Спасибо.
    зав.отделом ЭР СОУНБ им. В.Г.Белинского
    Голендухина Елена Борисовна.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день, Елена Борисовна! К сожалению, приходится констатировать, что данный вопрос до конца не проработан. Следуя Международному стандарту по библиотечной статистике, мы в п.3.4.2. Порядка учета... назвали этот вид документов как инсталлированные и обозначили условно их единицы учета. Но когда стали разрабатывать форму гос. статистики №6-НК, мы столкнулись с проблемой выделения единиц учета, в связи с чем в проекты новых форм государственной статистики пока этот показатель не включен. Предполагаем, что при разработке планируемых в 2014 г. Методических рекомендаций по учету библиотечного фонда будет принято какое-то более определенное решение.

      Удалить
  8. Нина Ивановна, огромное спасибо за ответ. Пожалуйста, помогите еще с одним вопросом. Мы подписываемся на патентные документы (ФИПС), их тоже ставить на учет? Если по названиям, там почти 2 млн. документов. И почему у Вас в таблице, где отражены базы ВИНИТИ, в названиях стоит 1, разве их нельзя посчитать, как периодические издания по названиям?
    Спасибо.
    Елена Борисовна.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день, Елена Борисовна! Если вы получаете от ФИПС патенты на CD-ROM, как продолжающиеся издания, и храните и используете их также отдельными дисками, единицей учета является диск. По второму вопросу Вам ответит Н.Н.Литвинова.

      Удалить
    2. Добрый день, Елена Борисовна,
      в Реестрах отражается колчество названий ПОЛНОТЕКСТОВЫХ документов. В нашей таблице отражена подписка на реферативно-библиографическую базу ВИНИТИ, которая полных текстов не содержит. Согласно международному стандарту такие базы считаются как одна единица (условно: один полнотекстовый документ). Кстати, поэтому и примечание при ней говорит о неизменности (фиксированности) ее состава. Ясно, что база пополняется новыми записями, но учитывается она как одна единица - и в этом плане ее состав не изменяется.

      Удалить
    3. Спасибо за ответ, с ВИНИТИ все понятно. Патенты мы получаем не на дисках, а получаем доступ к БД, как с этим быть.

      Удалить
    4. Добрый день, Елена Борисовна,
      ФИПС предлагает патентные базы как в полнотекстовом, так и в реферативно-библиографическом вариантах. Для реферативно-библиографических учитывается 1 единица, а для полнотекстовых - количество патентов, представленных в полном тексте; обычно оно отражено на сайте ФИПС для каждой базы. Если у вас есть возможность проверить это количество через административный доступ к подписанной базе или поиском только понотекстовых документов, вы можете в конце каждого отчетного периода давать актуальное количество патентов в доступной вам базе.

      Удалить
  9. Спасибо, Наталья Николаевна. Все понятно.
    Елена Борисовна.

    ОтветитьУдалить
  10. Добрый день, коллеги! Нам понятен учет по ВИНИТИ, что в графе "количество полнотекстовых документов, входящих в БД" ставится первоначально 1 и изменений нет, а как правильно учитывать EBSCO?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Это зависит от того, сколько баз данных (БД) EBSCO вы подписываете. Самый распространенный вариант - подписка оформляется по одному документу (договору, контракту) на несколько баз: Academic Search Premier, Business Source Premier и другие. Тогда в Реестр суммарного учета заносятся данные о договоре и количестве подписанных БД, а в Реестр индивидуального учета - каждая база отдельно со всеми необходимыми характеристиками.

      Удалить
  11. Добрый день, Наталья Николаевна!
    Разместила 1 марта свой комментарий по формам учета СУР, но видимо, в неудачном месте (выше).
    Решила все-таки еще раз вернуться к предложенному варианту заполнения форм индивидуального и суммарного учета СУР. По-прежнему вызывает сомнения учет изменений состава СУР.
    Вопрос: из каких данных сложилась цифра (+35) в гр. 8 части 3 РСУ? Судя по РИУ, это (+20) к пакету «Oxford…», (+10) «Издания по общественным…», (+5) «Emerald…». Но если предположить, что на БД «Oxford…» и «Издания по общественным…» в 2013 будут новые договоры, то обновление в количестве 20 и 10 назв. попадет в запись о поступлении этих пакетов (будет 240 и 109 назв. соответственно), как это было в нач. 2012 года (220 и 99 назв. соответственно, с учетом изменений в 2011 г.). То есть, изменения в этих двух базах мы учтем дважды: по записи в гр. 8 части 3 РСУ в 2012 г. и по записи о поступлении в ч. 1 и 3 РСУ в 2013 г.?
    Получается, что в гр. 8 части 3 РСУ правильнее было бы записать только изменения в БД «Emerald…» - (+5), так как срок действия соглашения по ней до 05.05.2013? И правильно это только в том случае, если нового договора на эту БД не будет; а если будет, то это изменение попадет в количество док. по новому договору. А что если гр. 8 РСУ использовать только для бессрочных и для не предполагаемых к продлению доступов? А для БД, доступ к которым будет продлен, изменения будут отражены в записи о поступлении на основании нового договора?
    С уважением, Анна Викторовна Мельничук, зав. отделом формирования библиотечных фондов Национальной библиотеки Карелии.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день, Анна Викторовна,
      извините за задержку с ответом.
      Вы правы, в реестре допущена ошибка. Мы с Н.И. Хахалевой заметили ее еще в декабре, когда готовили статью об учете сетевых удаленных документов. Послали корректировку в редакцию сайта, но сейчас обнаружили, что она не была внесена.
      По существу вопроса: если мы показываем в РИУ прирост количества документов в ресурсе, то мы должны показать выбытие с учетом произошедшего прироста. Иначе действительно он будет посчитан дважды. Другой вариант, который предлагаете Вы, - не показывать прирост в период подписки, показать выбытие в том же количестве, что и поступление, а поступление на новый период зафиксировать в новом количестве, с приростом. Этот вариант проще, но он нехорош в тех случаях, когда ресурс прирастает существенно, на тысячи и десятки тысяч документов (такое – не редкость). Тогда библиотека, мне кажется, заинтересована в том, чтобы показать в конце отчетного периода более весомое количество сетевых удаленных документов.
      В статье, которая опубликована в журнале Библиотековедение, 2014, № 1 я об этом написала.
      С уважением,
      Н.Н. Литвинова

      Удалить
    2. Наталья Николаевна, спасибо за комментарий!
      Есть еще один вопрос: подписка на доступы, получаемые безвозмездно, часто оформляется не письменным договором, а лицензионным соглашением в электронном виде, или в виде анкеты (регистрационной карты) на сайте поставщика. Можем ли мы считать, что эти доступы получены нами по документам и, соответственно, принимать их на учет?
      С уважением, Мельничук Анна Викторовна,
      зав. отделом формирования фондов Национальной библиотеки Карелии

      Удалить
    3. Анна Викторовна,
      если это не ресурсы открытого доступа, то нужно оформить какой-то документ. Если возможно договориться с поставщиком ресурса, то лучше оформить двухсторонний договор. Например, мы (РГБ) иногда оформляем договор о сотрудничестве библиотек-депозитариев, в рамках которого нам предоставляется и доступ к электронным ресурсам. Если оформление двухстороннего договора невозможно, нужно оформить простой односторонний документ, например, акт о принятии, в котором указать название ресурса, адрес доступа, состав и количество документов и любые другие реквизиты.

      Удалить
    4. Спасибо, Наталья Николаевна!

      Удалить

Оставьте комментарий